Diventare Assistente Virtuale. Intervista a Krisztina Fekecs

Come si diventa (e cosa fa) un Assistente Virtuale? Ci permette di avere una vita più flessibile in modo da conciliare lavoro e famiglia (con due bimbi piccoli ad esempio). Ne parliamo con Krisztina Fekecs.

Mi chiamo Krisztina Fekecs, nata e cresciuta in Ungheria, laureata in Economia del turismo, arrivata in Italia all’età di 30… e ormai sono passati quasi 13 anni… così dopo qualche semplice operazione hai capito anche la mia età! 🙂

Ho vissuto per 11 anni vicino a Maranello nella provincia di Modena.

Dall’inizio del 2016 viviamo – io e il mio compagno – a Pistoia in Toscana.

Ho due bimbi piccoli (fra poco 2 e 4 anni), KRYVA invece è stata avviata un mese prima di essere rimasta incinta la 2° volta, possiamo dire che facciamo crescere praticamente 3 figli insieme.

Sono la classica straniera che adora i paesaggi della Toscana; amo la musica classica e mi piace sorseggiare lentamente un buon vino rosso.

In Ungheria vivevo nella zona del Lago Balaton e lavoravo nel settore turismo come Assistant Front Office Manager di un hotel di 4 stelle.

Arrivata in Italia ho cambiato settore: per puro caso “sono finita” in Ferrari.

Inizialmente come receptionist, poi come coordinatore delle varie reception, infine come Assistente Personale del direttore industriale e del direttore acquisti.

Ero la segreteria di riferimento della direzione più grande, diversi direttori e dirigenti da seguire, tante attività – tra cui anche eventi importanti come il Podio Ferrari – tantissime esperienze… bel periodo!

Con l’arrivo del primo figlio ho sentito l’esigenza di una vita più flessibile.

Durante la maternità ho iniziato a fare delle ricerche e così ho scoperto l’esistenza della professione “assistente virtuale“.

Ho passato la maternità a capire le possibilità e a studiarmi come avviare e gestire un’attività in proprio… poi alla fine del periodo di maternità ho dato le dimissioni.

Puoi immaginare cosa pensava in generale la gente, ma io e il mio compagno eravamo molto decisi: o proviamo adesso o mai più.

E quindi un mese dopo sono rimasta di nuovo incinta! 🙂

Da allora praticamente ogni minuto libero lo spendo per KRYVA e questo ci ha permesso di cambiare la nostra vita e uscire dal frullatore di un’azienda molto interessante ma che non permetteva di vivere una vita normale con i nostri figli.

Quindi qualche mese dopo la nascita della bimba e l’avviamento della mia attività siamo riusciti a staccarci definitivamente da Maranello (anche il mio compagno ha dato le dimissioni) e trasferirci in Toscana.

Kryva è un servizio di assistenza virtuale, nasce naturalmente dalla mia esperienza come PA* di alta direzione: offro servizi di Segreteria Virtuale, di Organizzazione Eventi e di Web Marketing per liberi professionisti, PMI e per startupper.

* Personal Assistant [N.d.R.]

Sì, all’inizio, quando ho iniziato a studiare questa professione, pensavo di poter portare semplicemente sul mercato la mia esperienza come Personal Assistant.

I servizi che volevo proporre inizialmente erano quelli strettamente legati alla mia esperienza lavorativa: bastava – pensavo – aggiornare un po’ le mie conoscenze con qualche tool e trovare le modalità snelle di comunicazione virtuale.

Poi ho capito che, senza le conoscenze su vari rami del Web Marketing, non potevo tener viva la mia attività.

Quindi mi sono buttata sui Social, su WordPress, Email Marketing e altre varie discipline… tantissimo tempo e costanza.

In realtà – e questo lo sappiamo tutti – non si smette mai di imparare e non si deve mai smettere di studiare: devi sempre tenerti aggiornato in un mondo che corre così velocemente.

Ma si tratta sempre di tempo investito bene: queste conoscenze sono fondamentali sia per la mia attività sia per i miei clienti.

Da freelance devi anche imparare a gestire le attività operative e in generale capire come stare su questo “mondo dei solopreunerer“.

Trovare clienti, curare la comunicazione, costruire la tua rete di contatti, imparare a gestire il tuo tempo visto che non ci sono più i confini definiti dall’orario di lavoro, gestire le tue finanze.

Capire le priorità, tenerti motivata, strutturare strategie, pensare al futuro, gestire il peso delle responsabilità…

Diciamo che io fortunatamente non ho avuto grossi problemi con la gestione generale della mia attività in quanto, grazie alle varie esperienze lavorative, ho imparato presto a lavorare in autonomia: non ho mai avuto bisogno di un capo che mi costringesse a lavorare. Sono sempre stata molto indipendente.

E ho sempre lavorato come se si trattasse della mia impresa.

È stata una mentalità che ho sviluppato negli anni; oppure l’ho sempre avuta non saprei; ma sicuramente è una caratteristica molto utile per la mia vita attuale.

Se dovessi scegliere tra un dipendente annoiato e una persona che fa parte della TUA squadra… chi sceglieresti?

Questo dettaglio – secondo me – fa la differenza per un imprenditore.

Se dovessi scegliere tra un dipendente annoiato e una persona che fa parte della TUA squadra… chi sceglieresti?

Ero una da carta e penna, adoro le agende da sempre. Pensa che io facevo il piano di studi già alle elementari, anche grazie a una maestra illuminata che ci ha insegnato all’età di 8-9 anni come capire le priorità e come stimare le tempistiche! Si vede proprio che sono nata in un’altra paese! 🙂

Da quando lavoro come Assistente Virtuale sono passata quasi del tutto alla pianificazione digitale.

Dico quasi del tutto perché uso una sorta di diario della gratitudine rigorosamente in versione scritta a mano.

Tool specifici non ce ne sono, uso quelli più diffusi e conosciuti da tutti: Google Calendar, Trello, Skype, Telegram e Dropbox.

Il diario della gratitudine – o semplicemente il “diario” – serve fondamentalmente per due motivi:

1. per apprezzare quello che hai ottenuto (anche i piccolissimi successi della giornata)
2. e per rimanere focalizzati sui nostri obiettivi principali.

Dedicare ogni giorno 5-10 minuti a questi pensieri aiuta la visualizzazione.

Puoi realizzare solo ciò che hai già immaginato nella tua testa.

Vedi anche in seguito il consiglio di partire con il risultato in testa. [N.d.R.]

Telegram per me non è molto interessante. Lo uso con un cliente: abbiamo un canale tra me e i suoi dipendenti, per gestire i task operativi, e un altro canale con il titolare stesso dove possiamo parlare di dettagli che non riguardano i collaboratori. Lui sicuramente avrà altri canali all’interno della ditta.

Comunque qualsiasi canale di comunicazione sarà utile solo se lo utilizzi bene.

Infatti in questo caso funziona molto bene perché ricevo feedback sempre con prontezza, non mi lasciano mai nel dubbio per tanto tempo.

Volevamo uscire dal “frullatore aziendale“: ho approfittato del periodo della prima maternità per pianificare e studiare.

Alla fine ho preso la decisione e ho rinunciato al mio stipendio fisso.

Fortunatamente ci bastava un solo stipendio fisso per il periodo di avvio, altrimenti non potevo portare avanti tutto con tranquillità. Anche perché per la seconda gravidanza non ho più percepito la maternità…

Nella vita “corporate” dovevo gestire semplicemente i trasferimenti tra casa e nido, e poi cena bagnetto e nanna… niente passeggiate o parco.

Trovare l’equilibrio tra lavoro e vita rimane sempre difficile ma almeno ho più flessibilità e dipende più da me che da orari rigidi di lavoro.

Liberi professionisti, PMI e startupper.

• I primissimi erano tramite ex contatti di lavoro;
• poi chiaramente i social;
• il sito web dopo qualche mese ha iniziato a generare dei contatti;
• ho fatto anche delle piccole sponsorizzazioni;
• ed infine il passaparola.

Guarda, all’inizio anche il 100%!

Nei primi mesi mi sono dedicata esclusivamente alla creazione del mio sito, alla promozione sui social, ma prima di tutto, ad informare tutti i miei ex contatti di lavoro della mia nuova attività.

E siccome si tratta di una professione atipica ho speso tantissimo tempo per spiegare di cosa si tratta e che come funziona.

Con l’arrivo dei primi clienti chiaramente abbassi il tempo dedicato alla promozione, ma non puoi fermarti MAI.

Tendiamo a dedicare più tempo alla promozione quando abbiamo meno lavoro e a fare niente (o quasi niente) invece quando abbiamo tanto lavoro… ma questo è sbagliato.

Col tempo ho ridotto il numero dei post sui social (nel primo anno postavo 3 volte al giorno), sono molto costante, tutto pianificato, c’è una strategia, ma faccio solo un post al giorno.

Ho aumentato molto invece la frequenza di pubblicazione degli articoli sul mio blog: è ormai un anno che pubblico regolarmente. Da gennaio ho anche iniziato una serie di interviste con professionisti sull’argomento della delega, tema cruciale per la mia attività.

Campagne a pagamento non ne ho fatte (per ora), ma ho fatto qualche piccola sponsorizzazione (anche di eventi) con un buon ritorno economico.

​Per ora no, tranne qualche lavoretto per conoscenti ungheresi​, ma questo potrebbe cambiare nel futuro.

Ma anche se non lavoro molto con i mercati esterni, ho diversi clienti che lavorano con l’estero, quindi la conoscenza delle lingue rimane indispensabile, almeno quella dell’inglese.

La conoscenza della lingua inglese in ogni caso resta fondamentale, anche per rimanere aggiornati sulle tematiche legate al nostro lavoro.

Per quel che riguarda le differenze tra i mercati sono abbastanza sicura che sarebbe molto più facile negli USA o in UK… ma questo sappiamo tutti. 🙁

Errore?

Quello che fanno tutti all’inizio: prendere un cliente che non ha le idee chiare.

E che quindi sarà una inevitabile delusione per entrambi.

Se senti che c’è già qualcosa che non ti piace fin dall’inizio… meglio neanche iniziare!

Questo non vuol dire che con il cliente simpatico vada sempre tutto liscio e senza impegno!

Nelle collaborazioni virtuali bisogna dedicare tempo e impegno per la costruzione del rapporto. Da entrambi lati.

Ma esistono collaborazioni dove ti impegni volentieri… e poi ci sono quelle che ti tolgono energia… energia che poi nessuno ci rimborserà.

L’unica cosa che puoi fare è mettere tutto nella “scatola ​​investimento per l’attività”: ogni azione, giusta o “sbagliata”, servirà in qualche modo per la crescita del tuo business.

Io preferisco il percorso sofferto, lungo ma “mio”… piuttosto che seguire qualche Guida Definitiva che ti promette di ottenere di tutto e di più in 30 giorni! 🙂

​Fare la sponsorizzazione su Italian Indie. 🙂

M’immagino che lo conosci il Podcast di Samuele Onelia: ho iniziato a seguirlo prima di avviare la mia attività e ho capito che gli ospiti e gli ascoltatori di questo podcast sono il mio target perfetto, gente che sa cos’è l’assistenza virtuale! Il libro più consigliato dagli ospiti era sempre quello di Tim Ferriss! Gli episodi possono essere sponsorizzati a pagamento e questa promozione mi ha aiutato tantissimo!

Morale: trovare il canale che ti porta direttamente al tuo target è fondamentale!

​Partire con il risultato in testa!

E rimanere costanti su ogni fonte.

Tanti iniziano l’attività part-time per non perdere la sicurezza economica del lavoro da dipendente. Questo può anche diventare una specie di freno​ ​però: il cordone ombelicale che non riesci mai a staccare.

Forse è meglio un tuffo nel vuoto.​

​Esistono corsi di formazione per aspiranti Assistenti Virtuali.

Io non l’ho fatto ma sono sicura che possono essere un ottimo punto di partenza, specialmente per le persone che vengono da altri settori.

Rimanere aggiornati e fare formazione rimane comunque fondamentale per qualsiasi tipo di attività legata al web!

​Il sito www.thevahandbook.com​ di Joanne Munro e libro 4-hour workweek* di Tim Ferriss.​

*in italiano: “4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando 10 volte meno“. N.d.R.

​In esplosione! :-)​

Far nascere un’attività è come mettere al mondo un bambino, non esiste un momento perfetto!

Far nascere un’attività è come mettere al mondo un bambino.

In ogni caso dovrai affrontare il bello e il brutto, quindi buttati e ricordati di essere costante!