Cos’è il Timeboxing? Come funziona? Quali sono i suoi vantaggi? E cos’è la tecnica del Pomodoro? E’ utile per davvero anche per noi freelance?
Partiamo dall’inizio…
Cos’è il Timeboxing
Il Timeboxing è una tecnica di gestione del tempo utilizzata per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività del lavoro in vista della realizzazione di un progetto o compito complesso.
Come funziona il Timeboxing
Il Timeboxing utilizza dei periodi definiti di tempo – chiamati appunto “time boxes” (“time box” al singolare) – da dedicare ciascuno ad una singola attività tra quelle pianificate in vista della realizzazione dell’obiettivo.
Quindi…
- Un time box ⇨ un task, attività o compito.
- Un time box ⇨ un periodo di tempo definito (ad esempio 30 minuti).
Applicazioni del Timeboxing
Diverse varianti delle tecniche di Timeboxing vengono utilizzate nei progetti di sviluppo software tra cui ad esempio la famosa metodologia Agile.
Ma il Timeboxing può venire usato anche nella pianificazione delle proprie attività quotidiane o in quelle di studio o lavoro.
Vantaggi del Timeboxing
L’utilizzo del Timeboxing può aiutare a mettere un freno alle tendenze di chi è troppo perfezionista: definendo preventivamente una precisa scadenza temporale per un determinato compito si tenderà ad evitare di lavorare in maniera sproporzionata nel tentativo di migliorare quello che magari è già un risultato soddisfacente.
Ma il vantaggio principale di tutte le tecniche di Timeboxing è probabilmente quello dovuto al fatto che pause frequenti e a intervalli regolari aiutano la nostra mente a rimanere fresca e concentrata.
La tecnica del Pomodoro
Tra le tecniche di Timeboxing spicca la famosa tecnica del Pomodoro, ideata alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane.
Le tecnica del Pomodoro utilizza dei periodi di tempo (i “time boxes” visti sopra) tipicamente di 25 minuti per dividere il lavoro in intervalli separati da pause. Questi intervalli sono chiamati appunti “pomodori“. Il nome – che rimane identico anche in inglese: “pomodoro“, plurale “pomodoros” – deriva dai tipici timer usati in cucina per controllare i tempi di cottura, timer che Francesco usava quando era studente all’Università e che lo aiutarono a superare un suo personale periodo di improduttività.
Come funziona la tecnica del Pomodoro
La tecnica nella sua esecuzione è piuttosto semplice e si realizza in questi passaggi:
- Scegli il task o compito da portare a termine.
- Fai partire il timer (tradizionalmente a 25 minuti).
- Lavora senza interruzioni finché il timer non suona.
- Quando il timer suona fai una pausa di 5 minuti (e segna una spunta su un foglio di carta).
- Ogni 4 pomodori fai una pausa più lunga, 15-30 minuti, riazzera il conteggio dei pomodori (le spunte sul foglio di carta) e ricomincia dal punto 1.
Questa in sintesi è la tecnica del Pomodoro.
Ma di considerazioni, obiezioni, variazioni e personalizzazioni ce ne possono essere davvero parecchie…
E anche se all’apparenza la tecnica è veramente semplice, necessita in verità di un periodo di “addestramento” per essere padroneggiata (indicativamente da una a tre settimane) anche se – si promette – uno potrà notare dei netti miglioramenti nei propri risultati a partire dal primo giorno di sperimentazione.
App VS approccio Low Tech
Di app e altri strumenti online dedicati alla tecnica del pomodoro ce ne sarebbero parecchi. Ma trovo interessante notare che lo stesso ideatore della tecnica incoraggia invece un approccio Low Tech, prediligendo l’utilizzo di carta e penna (o matita) e di un timer meccanico vero e proprio (quindi no app).
Ecco delle interessanti argomentazioni a favore di questo approccio Low Tech:
- lo stesso atto fisico del caricare il timer diventa una sorta di rituale che conferma e rafforza la determinazione a portare a termine il task a cui dedichiamo il nostro pomodoro;
- mettere per iscritto i task da fare esprime il desiderio di portarli a termine e – di nuovo – rafforza la nostra determinazione;
- spuntare i pomodori fatti comporta sempre un certo senso di soddisfazione;
- la qualità della nostra concentrazione viene spesso stimolata e associata a questi semplici atti.
Tecnica del Pomodoro e To Do List
La pianificazione delle attività è in realtà un aspetto importante della tecnica del Pomodoro: all’inizio di una giornata di lavoro, sessione di studio o quant’altro, i compiti andrebbero ordinati per priorità in una To Do List: per ogni compito che si desidera portare a termine bisogna stimare lo sforzo richiesto (ovvero il numero di pomodori necessari per portare a termine il compito).
Ecco un esempio di pianificazione delle attività per la stesura di questo stesso articolo:
- ricerca articoli esistenti ? ? ?
- scrittura bozza e revisione ? ?
- formattazione e ricerca immagini ?
- pubblicazione e condivisione social ?
Una volta portati a termine i pomodori questi saranno visivamente evidenti nel foglio di carta che abbiamo utilizzato per mettere in ordine le priorità.
Come già espresso sopra, questo è un atto molto semplice ed economico che ci regala un salutare senso di soddisfazione nel momento in cui vediamo “su carta” il raggiungimento dei nostri risultati ma può anche darci uno spunto di autovalutazione e miglioramento.
Un Pomodoro ⇨ una attività… senza distrazioni!
Il concetto della tecnica del Pomodoro è quello di concentrarsi per 25 minuti (ma ognuno sarà libero di sperimentare diverse lunghezze del periodo temporale dei propri pomodori) su un singolo task, senza distrazioni.
Un pomodoro deve essere considerato infatti un’unità indivisibile di lavoro.
Non ci dovrebbero essere interruzioni, mettere in pausa il timer non vale.
Se ci vengono in mente altre cose da fare durante l’esecuzione di un pomodoro sarebbe il caso di scrivere su un foglio e rimandarle al completamento del nostro pomodoro.
Se invece qualcuno ci interrompe dovremmo allora utilizzare quella che Cirillo chiama la strategia “informa, negozia e richiama“ (in inglese: “inform, negotiate, and call back“) e che consiste in questi passi:
- Informa l’altra persona che in questo momento sei occupato/a.
- Negozia un momento successivo durante il quale potrai richiamare la persona e affrontare la questione.
- Segnati subito questo “appuntamento”.
- Richiama la persona quando stabilito e affronta la questione.
Sforare un Pomodoro… o no?
Ci sono compiti che possono costare una certa fatica a essere interrotti per poi essere ripresi anche solo dopo 5 minuti. Pensa ad esempio ad una email che stai per completare, inviare e depennare dalla lista delle cose da fare… Ti mancano solo 2 minuti per finirla quando suona il timer che dichiara il termine di un pomodoro. Che fare? Il tuo istinto ti direbbe di completare quel compito e non pensarci più… il che potrebbe essere effettivamente la strategia migliore nel tuo caso.
Oppure potresti sperimentare un’applicazione rigida della tecnica del pomodoro e fermare l’attività che stai facendo per riprenderla all’inizio del successivo pomodoro. Questo approccio eviterebbe la tentazione di adottare improduttivi meccanismi di compensazione (ho lavorato di più, ora posso permettermi una pausa più lunga) ma soprattutto sembra che interrompere un’attività – a metà dell’opera o anche in prossimità del suo completamento – sia un efficace modo per aumentare la propria produttività: interrompendo un’attività il nostro subconscio continuerebbe a lavorare e potrebbe trovare soluzioni brillanti o evoluzioni inaspettate a quello che stavamo facendo.
Cosa fare durante le pause
Ammettiamolo: pensare al miglior modo di per sfruttare le pause è un esercizio stimola la nostra creatività e fantasia. 🙂
Ma la più importante raccomandazione riguarderà senz’altro quello che bisognerà NON fare, ovvero NIENTE DI TECNOLOGICO:
- No Facebook;
- No email.
- No computer.
- No smartphone.
- No lavoro.
- No attività complesse.
Stiamo già lavorando e – molto probabilmente – stiamo lavorando al computer. Questo significa che dobbiamo assolutamente compensare e rimettere in equilibrio il nostro corpo (che non è stato progettato per stare ore e ore seduto di fronte al computer) e il nostro consumo calorico (ridotto al minimo dall’inattività fisica che comporta il nostro lavoro).
Tra le attività migliori da fare durante le pause abbiamo:
- bere un bicchier d’acqua (lo sai vero che hai bisogno di bere almeno 1.5 litri d’acqua al giorno, vero?);
- prepararsi un caffè, un tè (qualcuno qui storcerà il naso);
- guardare fuori dalla finestra e far riposare la vista (sto presumendo che lavori al computer);
- fare un po’ di stretching, fare un po’ di movimento…
Critiche alla tecnica del Pomodoro
Sebbene lodata da molti la tecnica non è naturalmente priva di critici.
Ad esempio ci si chiede: come gestire le attività che durano meno di un pomodoro? Siccome il metro che viene usato per misurare il proprio progresso è quello di spuntare i pomodori, si potrebbe finire – inconsciamente – ad evitare le attività che non vengono incluse in un pomodoro. Oppure che succede se abbiamo una call fra 20 minuti? Non facciamo niente perché non lo possiamo segnare come un pomodoro?
Per alcuni addirittura la tecnica del Pomodoro è semplicemente ridicola! Nessuno ha veramente bisogno di un timer da cucina per rimanere concentrato in quello che sta facendo! Di sicuro non vorremmo mai – parafrasando uno dei critici della tecnica del pomodoro – che il pilota del nostro prossimo volo intercontinentale sia concentrato in quello che sta facendo per 25 minuti con pause di 5 minuti e pause di 15-30 minuti ogni 4 pomodori!
Ed infine, quando si lavora in gruppo, spesso è utile avere il feedback immediato di quella persona nel nostro team che è la più esperta e qualificata a risolvere in 2 minuti quel dato problema che ci sta ostacolando nel nostro lavoro (pensa ad esempio a quando non sai dove si trova una determinata funzione di un dato software). Cosa dovremmo fare? Fermare tutto finché il suo pomodoro non sia completato?
Conclusione
La tecnica del Pomodoro è solo una delle tecniche di Timeboxing e gestione del tempo. Ce ne sono altre. Sicuramente ognuno avrà una particolare predisposizione ad una tecnica piuttosto che a un’altra… oppure a nessuna tecnica!
Io ad esempio molto spesso preferisco – quando posso – lavorare per piacere, non perché ho un timer che mi dice che devo lavorare o che devo fare pausa! Preferisco lasciarmi fluire e magari andare avanti per ore, astrarmi dall’ambiente circostante e dimenticarmi pure che è ora di pranzo (il che, ammetto, non è salutare). E non sono certo l’unico!
Ma questo è possibile solo se il nostro lavoro ci piace o se il compito a cui ci stiamo dedicando ci appassiona o se lo troviamo particolarmente coinvolgente.
Quando invece ci sono cose che dobbiamo proprio fare – e non ne abbiamo proprio voglia – e quando tendiamo a rimandarle ripetutamente… ecco che magari è il caso di utilizzare una di queste tecniche per spezzare il circolo vizioso del rimandare ripetutamente e del sentirsi magari stressati – con paradossali ripercussioni sulla nostra produttività – per le troppe cose da fare.
Ma ogni professionista è un individuo, ha la sua esperienza, le sue attitudini e le sue preferenze.
E quindi adesso dimmi un po’, caro il mio lettore…
Hai sperimentato la tecnica del pomodoro o un’altra tecnica di Timeboxing?
Quali sono le tue difficoltà nella gestione del tempo?
Anzi: qual è la difficoltà più grande che hai nel gestire il tuo tempo e la tua attività?
Fammelo sapere qui sotto…